On l’a tous déjà dit: Cette réunion aurait dû être un mail
Avez-vous déjà eu l’impression que les réunions auxquelles vous participez ne servent à pas grande chose? Que cela vous plutôt perdre du temps que gagner de l’efficacité?
Finalement, avez vous déjà dit “Cette réunion aurait dû être un mail”? Cet article est pour vous!
Pourquoi tant de réunions échouent-elles à apporter de la valeur ?
Les réunions inefficaces sont un fléau dans le monde professionnel, surtout pour les freelances de la tech et du digital, qui semblent être toujours pris dans des journées-réunion. Le manque d’un propos spécifique, des gens qui dérivent du sujet cible, Didier qui prend la parole et qui ne nous laisse pas la reprendre, on perd tous du temps et on fini avec plus de questions que ce qu’on en avait au début… Le problème on le connaît tous.
L’origine du mal: qu’est-ce qui rend les réunions inefficaces?
Les raisons peuvent être multiples, mais Pulsars a sélectionné soigneusement le top quatre:
-Difficulté à conduire une réunion : Il faut dire la vérité: certaines personnes ont du mal à gérer une réunion. Ce n’est pas une critique, c’est un constat. Parfois on dérive du sujet, parfois la réunion n’a même pas un sujet bien précis, parfois encore on perd trop de temps dans un point banal et on finit par ne pas aborder les points vraiment pertinents.
– Mauvaise gestion des participants: parfois l’organisateur a bien fait son boulot de préparer une réunion ciblée et bien structurée, MAIS… il a du mal à arrêter quelqu’un qui dérive ou qui prend trop la parole, troublant le déroulement de la réunion. Indépendamment de l’hiérarchie entre les collègues, celui qui organise la réunion devient le leader, et il est impératif que les participants respectent son rôle, et qu’il puisse reprendre la réunion en main.
– Manque de hiérarchie des points: Il est commun que les premiers points abordés dans une réunion soit trop discutés, même s’ils ne sont pas les plus importants, et les derniers pas assez, voire pas du tout. Les participants qui n’ont pas la notion de combien de topiques il y a à discuter ni combien de temps on peut accorder à chaque point finissent par traiter le 1er point comme étant le seul sujet de la réunion.
– Problème de rôle: un problème de fond qui met en péril le bien de toute réunion c’est la mauvaise vision que les gens ont concernant qui est responsable de quoi. Souvent on se voit balancer la responsabilité d’un problème de l’un à l’autre, sans vraiment chercher à le résoudre. Surtout dans les métiers du digital, il peut être difficile de comprendre quelles responsabilités appartiennent à qui, et qu’elle est la relation entre les collègues: je suis son supérieur ou c’est juste son métier qui collabore avec le mien? La distinction est souvent subtile, mais très importante, et extrêmement problématique quand absente.
Stratégies pour des Réunions Efficaces
Problèmes identifiés, que faut-il faire? Les premiers conseils on les donne à tous ceux qui doivent organiser les réunions:
Chaque réunion doit avoir un but précis. Si plusieurs problèmes différents doivent être traités, vous pouvez découper le temps de la réunion en plusieurs créneaux dédiés aux différents thèmes. Cela vous permettra d’être plus efficace dans le traitement de chacun des problèmes.
Si le sujet de la réunion a plusieurs sous-points à traiter, présentez un plan du déroulement de la réunion aux participants. S’ils sont au courant de la quantité de points à discuter, c’est plus simple de maintenir le focus.
Fixez une durée maximale pour la réunion, et explicitez combien de temps sera consacré à chaque point afin d’éviter (ou de réduire) les débordements.
Assurez-vous que chacun puisse s’exprimer sans monopoliser la conversation. Si quelqu’un passe trop de temps sur un point, vous pouvez l’arrêter avec l’argument de la gestion du temps, et peut-être proposer une prochaine réunion si la discussion le mérite.
Proposez à votre équipe ma mise en place d’un outil gestionnaire des réunions. Pulsars recommande: Meeting Notes, l’ancien Hugo. Cet outil, qui est gratuit pour les petites équipes, a une fonctionnalité de partage de l’ordre du jour qui peut assurer que tous soient à la même page pour une réunion. Il vous permet encore de prendre des notes de forme collaborative, donnant plus de dynamisme et boostant la participation de tous de forme organisée.
Intervenir dans une Réunion Mal Gérée
Et si on n’est pas l’organisateur, mais la victime d’une réunion mal gérée? Comment faire pour s’en sortir? On vous propose trois règles pour essayer de faire basculer le jeu à votre faveur:
– Rediriger la conversation : Prenez la parole pour rediriger le sujet qui dérive vers un point de l’ordre du jour.
– Proposer une alternative : Suggérez de poursuivre certaines discussions par email, ou dans une autre réunion.
– Poser des questions pertinentes : Guidez la réunion en posant des questions ciblées pour maintenir le débat sur les rails.
– Être diplomate : Intervenez avec tact pour ne pas offenser l’organisateur. Faites comprendre que le temps de travail que vous accordez (tous) à la réunion écoule sans vraiment suivre l’objectif de la réunion, risquant une réunion qui finit sans grands apports. Cela impose le souhait à la fois de ne pas dépasser le temps prévu, et de faire en sorte que ce temps soit bien utilisé.
Quand le problème se trouve en fait dans la vision que chacun a de son rôle ou de ces responsabilités dans le projet, voici notre proposition:
Identifiez le problème: Si vous voyez que le problème la réunion coince parce que les responsabilités de chacun ne sont pas très bien définies, dites ouvertement à vos collègues que vous sentez le besoin de déterminer ensemble le rôle de chacun, et ce qui peut être attendu de chaque membre du projet.
Proposez une autre réunion ciblant spécifiquement le problème: réunissez vous afin de pouvoir définir ensemble les responsabilités de chacun. Faites en préférentiellement en présence d’un responsable ou d’un supérieur hiérarchique, cela peut assurer la légitimité de ce qui peut être demandé de chacun.
Anticipez la question : même avant de se trouver dans une telle situation, assurez vous que toute l’équipe a bonne conscience de son rôle dans le projet. Vérifiez dans le quotidien que chacun connaît sa responsabilité, et si vous sentez que ce n’est pas très clair, proposez la réunion tout de suite pour le bien du projet.
N’hésitez pas à vous servir des outils pour la gestion des tâches dans votre équipe. Checkez notre article sur les outils de gestion de carrière pour en découvrir quelques uns.
Questions à se poser avant de faire une réunion
En résumé, on vous propose trois petites questions qui vont déjà définir la valeur de votre projet de réunion. Les voici:
Est-ce nécessaire ?
Cette réunion est-elle indispensable ou pourrait-on répondre au besoin avec un échange par mail, Slack, Teams, Whatsapp, SMS, une lettre, un appel, ou même une petite réflexion tout seul ? hein?
Quel est l’objectif ?
Qu’espérez-vous accomplir à la fin de la réunion ? Chaque réunion doit cibler une question. Si vous n’avez pas une question précise en tête, trouvez-la avant de prendre le temps de vos collègues. Même si on ne trouve pas systématiquement des réponses à la question, l’idée est que la réunion puisse apporter des réflexions utiles à la continuité du projet.
Qui doit participer ?
Invitez uniquement ceux qui sont directement concernés par la question abordée et nécessaires pour sa résolution. Ceux qui ne peuvent rien faire pour contribuer à la question, et qui ne sont pas concernés par la question n’ont pas besoin d’être là, même s’ils font partie du projet. Informez-les et laissez les libres de participer s’ils le souhaitent, mais n’imposez pas leur participation.
Avez vous d’autres stratégies pour vous sortir des réunions inefficaces? Partagez-les avec nous!
